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Gérer son temps de travail : anticiper pour passer des vacances sereines

3 juin 2022

Anticiper son départ en vacances

Les vacances d’été approchent et dans quelque temps vous allez quitter votre lieu de travail pendant une ou plusieurs semaines.

Vous aurez probablement des dossiers ou des tâches en cours sur lesquels l’un(e) de vos collègues, collaborateurs ou collaboratrices ou supérieurs(es) devra se pencher à un moment où un autre.

Il se peut également qu’ils aient besoin d’aller puiser des informations dans vos dossiers pour leur propre travail.

Pendant votre absence, ils devront savoir où trouver ce dont ils ont besoin.

Cela demande un minimum d’organisation, et donc de temps de votre part.

Autant vous y mettre dès maintenant, avant d’être dans l’urgence.

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Pourquoi le faire ?

Votre gestion du temps ainsi que celle de vos collègues s’en trouveront améliorées :

Voici quelques suggestions que vous pouvez adapter à votre fonction et compléter par vos propres réflexions.

Le classement

Gestion des papiers. Classement des papiers

En premier lieu un système de classement clair et bien défini de vos dossiers papiers et numériques est nécessaire.

Si ces classements ne sont pas réellement en place actuellement, voyez si vous pouvez les créer, tout au moins pour les dossiers les plus fréquemment utilisés.

Un résumé de vos systèmes de classement sous la forme d’une arborescence, d’un tableau ou simplement d’une liste permettra à toute personne de savoir où aller chercher très rapidement.

Bien entendu, faites attention à la confidentialité de certains documents.

Vous travaillez sur des projets ?

Bien souvent la gestion de projets est un travail d’équipe.

Faites en sorte que ces projets soient regroupés dans un lieu précis (étagère, armoire,…), avec étiquetage. 

De façon générale

Etiquetez d’une manière ou d’une autre chaque dossier physique.

Etiquetez également les emplacements dédiés à certains dossiers (rayonnage d’étagère, bannette, tiroir, etc.)

Désignez vos dossiers et fichiers numériques par des mots clés compréhensibles et significatifs.

Les dossiers à traiter pendant votre absence

Le point positif du départ en congés, c’est qu’il est prévu.

Il est donc tout à fait possible de préparer ce dont vos collèges auront besoin.

Notez que ceci n’est pas le cas lorsque vous est absente du fait d’une urgence ou d’un événement imprévu. C’est pourquoi il est important que votre système de classement soit clair et que vous y soyez fidèle.

Regrouper à un endroit précis, sur votre bureau ou sur une étagère par exemple, les dossiers qui seront amenés à être traités pendant votre absence.

Faites de même avec les dossiers numériques susceptibles d’être utilisés. Regroupez-les temporairement le temps de votre absence à un emplacement bien défini dans l’arborescence de vos fichiers.

Regroupez également les dossiers pour lesquels vous êtes en attente de quelque chose d’un tiers.

Pour chaque dossier, notez ce qui est attendu et/ou la prochaine action à faire.

L'Office GPS

Peut-être pendant votre absence vos collègues auront-ils un appel à passer, un courrier à rédiger, une tâche à faire en votre nom.

Là encore facilitez-leur la tâche en créant un document papier ou numérique que vous pouvez nommer « GPS bureau », « Office GPS » ou toute autre désignation qui vous conviendra.

Regroupez dans ce document toutes les informations auxquelles vous faites régulièrement appel et qui ne sont pas attribuées à un dossier particulier.

Ces informations sont souvent sous la forme de papiers volants. Les regrouper dans l’Office GPS par catégorie / thème évitera de les chercher et sera bénéfique à votre gestion du temps.

Le plan de vos systèmes de classement dont je vous ai parlé plus haut a pour vocation d’être inséré dans ce « GPS ».

On peut y trouver également, selon votre fonction :

  • Les coordonnées de vos clients, des fournisseurs, de la banque, de l’expert-comptable, des organismes de formation, des différentes administrations, etc.
  • Leurs horaires
  • Les fréquences de certaines tâches
  • Des plannings
  • etc.

Comment le constituer :

Au quotidien, à l’instant où vous allez chercher une telle information, insérez-la à votre « office GPS ».

Il se constitue ainsi sans effort ni contrainte.

Les mots de passe

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Optez pour un coffre-fort gestionnaire de mots de passe électronique.

Les diverses fonctionnalités d’un tel gestionnaire vous permettent de partager avec certaines personnes des mots de passe dont elles auront besoin.

A vous de faire votre choix parmi Dashlane, LastPass et bien d’autres.

Donnez clairement vos instructions

Prenez le temps de vous poser et de définir clairement ce que vous devez confier à vos collègues : ouverture de votre courrier, quel courrier est attendu et important, quels dossiers à traiter,

Attention de ne pas les submerger de travail. Il ne s’agit pas qu’ils vous avancent dans vos dossiers pendant votre absence mais qu’ils fassent ce qui ne peut pas attendre votre retour.

 

Prenez le temps de passer en revue avec eux votre classement et ce que vous avez préparé pour leur faciliter la tâche.

Assurez-vous que vos instructions sont comprises.

Avant de partir

Informez vos contacts extérieurs de votre départ en congé et donnez-leur si nécessaire les coordonnées de la personne qui gèrera leur dossier en votre absence.

Utilisez les fonctions disponibles sur votre boîte mail pour gérer votre absence (réponse automatique, redirection, etc…).

Gestion du temps professionnel

Demandez spécifiquement à vos collègues de vous appeler et de ne pas vous contacter par mail.

Il y a ainsi plus de chance que vous arriviez à déconnecter de votre téléphone portable et que vous profitiez pleinement de vos vacances.

Un appel, c’est simple, direct, et la messagerie vocale est toujours là.

Et puis, vos collègues auront plus de scrupules à vous appeler qu’à vous inonder d’emails…. 

mais je ne vous ai rien dit… !

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