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4 solutions pour alléger votre liste de tâches

6 juillet 2021

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méthode organisation de l'espace

La charge mentale, c’est le fait que tout ce que vous avez à faire, toutes vos idées, tous vos projets, tout ce que vous souhaiteriez pouvoir faire est accumulé dans votre cerveau.

Régulièrement et de façon aléatoire, ce cerveau va vous alerter sur une tâche, une idée, un projet, et venir perturber votre journée, voire vos nuits.

Pour y faire face, vous êtes nombreuses à dresser une liste (ou même plusieurs) dans laquelle vous notez les tâches que vous avez à faire.

Mais voilà, cette liste est d’une longueur… !

Et vous découvrez qu’au lieu de vous apaiser, elle vous perturbe et vous stresse.

Car maintenant, tout ce qui était encore flou est ici, sous vos yeux, écrit noir sur blanc. Et cela vous paraît insurmontable.

Vous êtes même sur le point de jeter cette liste et de reprendre votre vie comme avant. C’est-à-dire de subir et non pas d’agir.

Evitez donc de tomber dans ces pièges.

Voici comment je les évite.

J’ai pour habitude de différencier la « master list » de la « to-do list ». La première est une liste aussi complète que possible de tout ce que vous devez et souhaitez faire, y compris vos idées. La deuxième est extraite de la première pour planifier une journée ou une semaine.

La suite de cet article concerne plus particulièrement la master list.

Je traiterai de la to-do list dans de prochains articles.

Dans un premier temps, il s’agit de constituer votre master-list que vous nourrirez régulièrement et modifierez régulièrement. Le fait de noter tout ce que vous avez à faire et toutes vos idées va vous permettre d’alléger en partie votre charge mentale.

Si votre liste est longue, il y a de forte chance qu’elle vienne miner votre optimisme et votre enthousiasme.

Lorsque je suis dans cette situation, je pose et je réponds méthodiquement à 4 questions.

 

1. Cette liste reflète-t-elle ce que je dois faire ou ce que je souhaite faire ?

Nous pensons ou disons trop souvent « il faut que », « je dois ».

Par exemple :

« Il faut que je passe à la mairie. »

« Je dois finir de développer mes idées sur ce dossier avant midi. »

Je vous propose de penser autrement, en utilisant les termes tels que « je souhaite » ou « je veux ».

Ainsi, vous allez travailler à changer votre vision des tâches notées sur votre liste.

Réfléchissez à ce que va vous apporter la tâche que vous devez ou souhaitez faire.

Par exemple :

« Si je passe à la mairie, c’est pour glaner des informations sur notre nouveau projet d’extension de maison. Cela nous permettra de passer à l’étape suivante de concrétisation du projet. »

« Si je finis de traiter ce dossier avant midi, c’est pour avoir du temps pour le relire avant la réunion de 16h. Je me sentirai plus à l’aise pour le défendre. »

Ainsi, vous pouvez passer du « je dois » au « je souhaite » et « je sais pourquoi je souhaite le faire ».

Au contraire, si pour une tâche notée sur votre liste vous ne trouvez aucun objectif, aucun bénéfice auquel elle peut être attachée, alors il est préférable de la supprimer.

Cela me rappelle Sylvie (prénom modifié), une de mes clientes. Elle avait noté sur sa liste plusieurs créations de couture qu’elle avait l’intention de réaliser pour sa petite-fille. Mais elle n’arrivait jamais à s’y mettre.

Après quelques séances d’accompagnement, elle a réalisé qu’elle emmenait régulièrement sa petite-fille dans les boutiques et prenait beaucoup de plaisir à lui offrir de jolis vêtements sans trop dépenser.

Elle a également compris qu’inconsciemment elle essayait de faire comme sa propre maman qui, à l’époque, habillait ses nombreux enfants en leur confectionnant leurs vêtements à moindre frais.

Epoque, situation familiale, aisance financière et vie très différentes entre ces deux maman et grand-maman.

Par conséquent, Sylvie avait du mal à définir la raison pour laquelle raison elle voulait coudre des vêtements pour sa petite-fille. Le fait de coudre ne l’amenait vers aucun de ses objectifs. Elle n’y trouvait ni le besoin, ni le plaisir.

Elle a finalement décidé de supprimer ces tâches de couture de sa liste et a donné tous les tissus qu’elle conservait et qui prenaient une place importante dans ses placards.

Je me souviens qu’elle m’avait dit combien cela lui enlevait un poids.

Réfléchissez à pourquoi vous souhaitez faire cette tâche. Que vous apporte-t-elle de positif ? Vous fait-elle avancer vers un objectif précis ?

Décidez si vous la gardez ou si vous la supprimez de votre liste.

 

2. Suis-je la bonne personne pour réaliser cette tâche ?

Bien souvent, surtout dans le cadre professionnel, nous nous prenons la tête à réaliser des tâches qui nous sont difficiles parce que nous n’avons pas les compétences ou les connaissances ou parce que tout simplement elles ne nous procurent aucun plaisir.

Je sais reconnaître une telle tâche au fait que je me mets toujours dans la même situation : procrastination (tâche remise à plus tard), stress, et surtout perte de temps.

Je cherche alors la personne qui pourrait me conseiller, m’aider, voire réaliser cette tâche à ma place.

Je me base sur ses compétences et surtout sur ses goûts. Qui dans mon entourage, prendrait plaisir à faire cela ?

En voici un exemple :

Je prends beaucoup de plaisir à écrire des articles comme celui-ci. Mais je prends beaucoup trop de temps à chercher l’image qui va l’accompagner.

Au contraire, ma fille aime faire ce genre de recherche et trouve du plaisir à retravailler les images.

Il y a quelques mois, je l’ai mise à contribution pour me proposer des images que j’insère à mon blog et à mes posts.

Le stress s’envole, je gagne du temps précieux et ma fille est ravie.

Faites-vous conseiller pour être plus efficace.

Déléguez à une personne qui a les compétences et/ou qui prend plaisir à faire ce type de tâche – collègues, vos proches, vos connaissances, un(e) expert(e)…

 

3. M’est-il possible d’écourter certaines tâches ?

Certaines tâches nous prennent trop de temps, particulièrement si l’on a une tendance perfectionniste.

Lorsque je suis dans ce type de situation, je prends le temps de réfléchir à la finalité de cette tâche. Quel en est l’objectif ? Pour qui ? A quoi va-t-elle servir ?

Puis, j’étudie les possibilités pour la rendre moins lourde.

Est-ce que je veux trop en faire ? Est-ce que je veux trop bien faire ? Quels sont les moyens d’arriver au même objectif plus rapidement ; supprimer quelques étapes, en alléger, en automatiser ?

Il y a quelques années j’avais décidé de mieux gérer mon budget personnel. J’avais alors mis en place un tableau Excel qui me permettait d’entrer chacune de mes dépenses au jour le jour.

Je suis restée fidèle à ce système pendant environ 3 mois, puis je me suis lassée de devoir passer du temps tous les soirs à rentrer ces informations.

J’ai compris que, avec le même objectif de gérer mon budget, je n’avais pas besoin de faire une analyse aussi poussée de mes dépenses. Analyse que d’ailleurs, je ne savais pas réellement exploiter.

J’ai alors mis en place un système récapitulatif mensuel de mes dépenses qui est nettement moins contraignant et parfaitement adapté à ce dont j’avais besoin.

Je l’utilise encore aujourd’hui.

Si vous manquez de recul ou d’idée pour alléger certaines tâches, parlez-en autour de vous, à vos collègues, à vos ami(e)s…

Qu’ont-ils mis en place ? Comment font-ils ?

Inspirez-vous de leurs idées et adaptez-les à votre situation et à vos préférences.

Allégez des tâches.

Trouvez les moyens d’arriver au même objectif plus simplement et rapidement.

Inspirez-vous de personnes de votre entourage qui peuvent avoir mis en place une méthode intéressante.

 

4. Puis-je remettre certaines tâches à plus tard ?

Nous avons des rêves, des projets, des situations que nous aimerions atteindre. Nous nous y projetons régulièrement.

Nous imaginons notre garage bien organisé, notre future salle de bain, notre nouveau travail, nos vacances au Japon…

Nous avons hâte de nous y mettre.

Aussi, vous avez certainement déjà noté dans votre liste des tâches correspondant à des projets qui vous tiennent à coeur.

Il vous est même probablement arrivé de passer beaucoup de temps sur l’une de ces tâches au détriment de ce que vous aviez prévu de faire.

Alors, est-ce réellement le bon moment pour vous lancer dans ces projets aujourd’hui ?

Peut-être n’est-ce pas la bonne période pour vous y engager pleinement, ceci pour de multiples raisons : finances, temps, situation familiale.

Peut-être avez-vous déjà suffisamment de projets à traiter. Vous ne pouvez pas tout faire en même temps.

Ainsi, les tâches et actions peuvent avoir été notées sur votre master list depuis plusieurs semaines ou mois sans que vous passiez réellement à l’action.

Bien sûr il n’est pas question d’abandonner vos rêves et vos projets.

Il vous est tout à fait possible de les conserver bien au chaud sous une autre forme (cahier des rêves et projets, tableau des projets accroché au mur, …) et d’y revenir quand la période y est propice.

Aussi, fixer une date réaliste de lancement d’un nouveau projet vous aidera dans le présent.

Vous pourrez vous concentrer sur vos projets actuels et les finaliser à plus court terme. Vous gagnerez en motivation.

Il s’agit donc ici non pas de supprimer les tâches des futurs projets mais de les reporter, en toute conscience.

Reportez les tâches qui correspondent à des projets plus lointains.

Trouvez un moyen de conserver ces projets bien au chaud pour y retourner quand la période est propice.

Fixez une date réaliste de lancement d’un nouveau projet.

Je vous invite donc à supprimer, déléguer, alléger, ou reporter en toute conscience certaines tâches de votre master list.

Elle deviendra alors plus « digeste ».

Elle sera le reflet de vos objectifs et de vos projets actuels ; elle fera appel autant que possible à vos compétences, vos qualités et vos préférences.

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